Stundenzettel-Vorlagen — automatisch ausgefüllt aus Ihren PC-Zeiten
Kostenlose Stundenzettel-Vorlagen als Excel, PDF oder Word — und dazu eine kostenlose Windows-Software, die die bekannte Excel-Stundenzettel-Vorlage von Steffen Hanske automatisch ausfüllt: anhand der An- und Abmeldezeiten Ihres Rechners, auch rückwirkend für Monate und Jahre. Outlook-Termine landen in der Kommentarspalte, Urlaub und Krankheit werden korrekt zugeordnet. Ohne Installation, ohne Administrator-Rechte.
- Kostenlos & ohne Anmeldung
- Vorlagen als Excel, PDF & Word
- Automatisch füllen aus PC-Zeiten & Outlook
- Ohne Installation, ohne Administrator-Rechte
In jedem Format — passend zu Ihrem Ablauf
Wählen Sie das Format, das zu Ihrem Betrieb passt. Die Vorlagen enthalten Felder für Beginn, Ende, Pause und die automatische Summe der Arbeitszeit.
Excel-Vorlage
Summen werden automatisch berechnet — ideal zum direkten Ausfüllen am Rechner. Und die Basis für das automatische Befüllen per Software.
PDF-Vorlage
Sauber zum Ausdrucken und handschriftlichen Eintragen — für Wand, Klemmbrett oder Mappe. Die ausgefüllte Excel-Vorlage lässt sich per Klick als PDF ausgeben.
Word-Vorlage
Frei anpassbar an Firmenlogo, Felder und Layout Ihres Betriebs — wenn der Stundenzettel zum Dokumenten-Workflow passen soll.
- Wochen- und Monatsvorlagen für jede Betriebsgröße
- Beginn, Ende, Pausen und Summe übersichtlich erfasst
- Hilft bei der Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)
- Kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar
Arbeitszeit dokumentieren — sauber und nachvollziehbar
Ein Stundenzettel hält fest, wann gearbeitet wurde: Beginn, Ende und Pausen je Tag, dazu die Summe der geleisteten Stunden. Das schafft Transparenz für Arbeitgeber und Beschäftigte und ist die Grundlage für eine korrekte Lohnabrechnung.
Rechtlich relevant ist vor allem das Mindestlohngesetz (MiLoG): In den dort genannten Branchen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet und für zwei Jahre aufbewahrt werden. Auch die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – vom EuGH 2019 bestätigt und vom Bundesarbeitsgericht 2022 für Deutschland konkretisiert – macht eine verlässliche Dokumentation zur Pflicht. Die Vorlagen helfen, diese Nachweise ordentlich zu führen.
Passt zur bekannten Excel-Stundenzettel-Vorlage von Steffen Hanske
Viele Betriebe und Selbstständige dokumentieren ihre Arbeitszeit seit Jahren mit der weit verbreiteten Excel-Stundenzettel-Vorlage von Steffen Hanske. Genau diese Vorlage nutzt die Software als Grundlage — Sie müssen nichts umstellen und behalten Ihr vertrautes Layout samt Formeln. Das Tool trägt die Zeiten nur automatisch ein.
Die Original-Vorlage finden Sie bei ihrem Autor unter steffen-hanske.de/arbeitszeit.htm.
In vier Schritten zum fertigen Stundenzettel
Vom Auslesen der PC-Zeiten bis zum sauber zugeordneten Nachweis — automatisch, auch für die Vergangenheit.
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Ein-/Ausschaltzeiten des PCs auslesen
Das Tool liest die An- und Abmeldezeiten bzw. Ein- und Ausschaltzeiten Ihres Windows-Rechners aus — nicht nur für heute, sondern rückwirkend für ganze Monate und Jahre. So entsteht ohne Nachtippen eine belastbare Grundlage für den Stundenzettel.
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Excel-Stundenzettel automatisch ausfüllen
Die Zeiten werden direkt in die bekannte Excel-Stundenzettel-Vorlage von Steffen Hanske eingetragen — Tag für Tag, mit Beginn, Ende und den korrekten Summen. Ihre gewohnte Vorlage bleibt erhalten, sie wird nur automatisch befüllt.
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Outlook-Termine in die Kommentarspalte
Zusätzlich überträgt die Software Ihre Outlook-Kalendereinträge in die Kommentarspalte des Stundenzettels. So ist auf einen Blick dokumentiert, woran an welchem Tag gearbeitet wurde.
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Urlaub & Krankheit automatisch zugeordnet
In Outlook als Urlaub oder Krankheit erfasste Tage erkennt das Tool und ordnet sie im Stundenzettel korrekt zu — statt sie fälschlich als Arbeitszeit zu zählen. Das Ergebnis ist ein sauberer, prüffähiger Nachweis.
Passt sich Ihren Regeln an
Drei Parameter steuern, wie aus den PC-Zeiten die eingetragene Arbeitszeit wird.
Zeitrundung
Legen Sie fest, ob und in welchen Schritten Beginn und Ende gerundet werden — z. B. auf volle 5, 10 oder 15 Minuten.
Kappung
Begrenzen Sie die erfasste Tagesarbeitszeit nach oben, damit lange PC-Laufzeiten den Stundenzettel nicht verfälschen.
Arbeitstage abgrenzen
Bestimmen Sie, ob Zeiten außerhalb der regulären Arbeitstage (z. B. Wochenenden oder Feiertage) übernommen oder ignoriert werden.
Warum die PC-Ein- und Ausschaltzeiten eine manipulationssichere Basis sind
Der EuGH verlangt ein objektives und verlässliches Erfassungssystem. Systemseitig protokollierte Rechnerzeiten sind genau das — ein Anker, der sich kaum nachträglich schönen lässt.
Ein klassischer Stundenzettel wird von Hand ausgefüllt — die eingetragenen Zeiten beruhen also auf Selbstauskunft und lassen sich im Nachhinein beliebig ändern. Die An- und Abmelde- bzw. Ein- und Ausschaltzeiten eines Windows-Rechners entstehen dagegen automatisch im System, unabhängig davon, was jemand später eintragen möchte. Sie sind damit eine objektive, schwer manipulierbare Grundlage für die Frage, wann tatsächlich am Gerät gearbeitet wurde.
Die Software nutzt diese Zeiten als unterstützende Erfassungsgrundlage: Statt „auf Zuruf" trägt sie belegbare Start- und Endzeitpunkte in den Stundenzettel ein. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit deutlich und hilft, der vom EuGH und vom Bundesarbeitsgericht geforderten objektiven und verlässlichen Aufzeichnung näherzukommen.
Ehrlich eingeordnet: Rechnerzeiten sind ein starker Anhaltspunkt, aber kein vollständiger, revisionssicherer Nachweis. Eine Excel-Datei bleibt nachträglich editierbar, mobile Arbeit oder Tätigkeiten ohne PC werden nicht erfasst, und die geforderte Zugänglichkeit für alle Beteiligten ist mit einer Datei nur begrenzt gegeben. Für die rechtssichere, manipulationsgeschützte Pflichterfassung braucht es ein echtes System — siehe unten.
Ist ein Excel-Stundenzettel noch erlaubt — oder brauchen Sie ein Zeiterfassungssystem?
Kurz: Excel ist nicht verboten, aber an strenge Bedingungen geknüpft. Der Trend geht klar zur digitalen, manipulationssicheren Erfassung.
Seit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18) müssen Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einrichten. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt, dass diese Pflicht in Deutschland bereits heute gilt — abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz.
Zeiten werden unabhängig von subjektiver Einschätzung transparent dokumentiert.
Die Daten sind korrekt und manipulationssicher — nicht beliebig nachträglich änderbar.
Beschäftigte, Arbeitgeber und Behörden können auf die Aufzeichnungen zugreifen.
Ein Excel-Stundenzettel ist damit nicht per se unzulässig — aber nur, wenn er diese Anforderungen erfüllt. In der Praxis scheitern manuelle Excel-Tabellen häufig an der Revisionssicherheit und Manipulationssicherheit: Einträge lassen sich unbemerkt ändern, weshalb sie bei Prüfungen oder Streitigkeiten oft als unzureichend gelten. Hier verbessert die Software die Ausgangslage, indem sie objektive Rechnerzeiten statt reiner Selbstauskunft nutzt.
Hinzu kommt: Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes soll das konkrete Verfahren regeln und zielt auf eine grundsätzlich elektronische Aufzeichnung. Sie ist Stand 2026 noch nicht in Kraft; für kleine Betriebe (unter 10 Beschäftigten) sind Übergangsfristen (bis 2027) im Gespräch. Die BAG-Pflicht gilt unabhängig davon schon jetzt. Wer heute auf eine digitale, manipulationssichere Lösung setzt, ist auf der sicheren Seite.
Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung.
Warum sich die kleine Software lohnt
Kostenlos, sofort startklar und kompatibel mit dem, was Sie schon nutzen.
Komplett kostenlos
Die Windows-Software steht ohne Kosten und ohne Anmeldung zur Verfügung — für private wie betriebliche Nutzung.
Ohne Installation
Kein Setup-Programm: einfach herunterladen und starten. Es werden keine Dateien im System verteilt und keine Registry-Einträge angelegt.
Ohne Administrator-Rechte
Das Tool läuft direkt mit normalen Benutzerrechten — ideal für Firmenrechner, auf denen keine Installationen erlaubt sind.
Arbeitet mit Ihrer Excel-Vorlage
Statt eines eigenen Formats nutzt die Software die etablierte Excel-Stundenzettel-Vorlage von Steffen Hanske — Sie behalten Ihr gewohntes Layout.
Auch für die Vergangenheit
Fehlende Stundenzettel füllen Sie rückwirkend für Monate oder Jahre auf einen Schlag aus — aus den bereits protokollierten PC-Zeiten.
Outlook-Integration
Kalendertermine, Urlaub und Krankheit aus Outlook fließen automatisch an die richtige Stelle — ohne doppelte Pflege.
Für die Pflichterfassung: Zeiterfassung.CLOUD
Vorlagen und das kostenlose Tool sind ideal für den eigenen Excel-Stundenzettel. Sobald mehrere Beschäftigte manipulationssicher, revisionssicher und zugänglich erfasst werden müssen, führt Zeiterfassung.CLOUD alles zusammen.
- Objektiv & manipulationssicher: Buchungen per App, Terminal, Fingerprint oder Telefon — revisionssicher protokolliert, nicht nachträglich beliebig änderbar.
- Zugänglich für alle Beteiligten: Beschäftigte, Vorgesetzte und Prüfer sehen die Aufzeichnungen jederzeit — genau wie es EuGH und BAG verlangen.
- Automatisch statt Handarbeit: Kommen/Gehen, Pausen, Überstunden, Rundung und Kappung rechnet das System automatisch — inklusive Auswertungen in Echtzeit.
- Lohnfertig & DSGVO-konform: DATEV-fertiger Export, Serverstandort Deutschland, integrierte eAU — von der Erfassung bis zur Lohnabrechnung.
Häufige Fragen rund um den Stundenzettel
Üblich sind Name der oder des Beschäftigten, Datum, Beginn und Ende der Arbeit, die Dauer der Pausen sowie die daraus berechnete Arbeitszeit pro Tag. Am Ende der Woche oder des Monats wird die Gesamtsumme gebildet. Praktisch sind zusätzliche Spalten für Projekt, Tätigkeit oder Bemerkungen.
In den vom Mindestlohngesetz erfassten Branchen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Durch die Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht ist die systematische Arbeitszeiterfassung darüber hinaus allgemein geboten. Ein Stundenzettel ist eine einfache Möglichkeit, dieser Pflicht nachzukommen.
Die Excel-Vorlage rechnet Summen automatisch und eignet sich zum Ausfüllen am Rechner — und nur sie kann per Software automatisch befüllt werden. Die PDF-Vorlage ist ideal zum Ausdrucken und handschriftlichen Eintragen. Die Word-Vorlage lässt sich frei an Logo und Felder Ihres Betriebs anpassen.
Nach dem Mindestlohngesetz sind die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Je nach steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben können längere Fristen gelten. Im Zweifel empfiehlt sich eine längere, geordnete Archivierung.
Aus den Ein- und Ausschaltzeiten bzw. An- und Abmeldezeiten Ihres Windows-Rechners. Daraus leitet das Tool ab, wann Sie am Gerät gearbeitet haben, und trägt die Zeiten in den Excel-Stundenzettel ein — auch rückwirkend für vergangene Monate und Jahre.
Nein. Es gibt kein Setup-Programm. Sie laden die Datei herunter und starten sie direkt. Administrator-Rechte sind nicht erforderlich, es werden keine Systemdateien oder Registry-Einträge angelegt.
Mit der weit verbreiteten Excel-Stundenzettel-Vorlage von Steffen Hanske. Sie behalten Ihr gewohntes Layout und Ihre Formeln — die Software befüllt lediglich die Zeilen automatisch.
Als Urlaub oder Krankheit gekennzeichnete Termine in Ihrem Outlook-Kalender erkennt die Software und ordnet die betreffenden Tage im Stundenzettel korrekt zu, statt sie als Arbeitszeit zu werten.
Sie können die Zeitrundung (z. B. auf volle 5, 10 oder 15 Minuten), eine Kappung der Tagesarbeitszeit sowie die Behandlung von Zeiten außerhalb der regulären Arbeitstage festlegen. So passt das Ergebnis zu Ihren betrieblichen Regeln.
Nichts. Sie ist vollständig kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar.
Ein Excel-Stundenzettel ist nicht per se verboten, aber nur zulässig, wenn er die Vorgaben von EuGH (C-55/18) und BAG (1 ABR 22/21) erfüllt: Die Erfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Manuell geführte Excel-Tabellen scheitern in der Praxis oft an der Manipulations- und Revisionssicherheit. Die Software verbessert das, indem sie objektive PC-Zeiten statt reiner Selbstauskunft nutzt — für die vollständige Pflichterfassung empfiehlt sich ein revisionssicheres System.
Die systemseitig protokollierten Ein-/Ausschaltzeiten sind eine objektive, schwer manipulierbare Grundlage und kommen der geforderten „objektiven und verlässlichen“ Aufzeichnung deutlich näher als handschriftliche Einträge. Sie sind jedoch ein unterstützender Anhaltspunkt, kein vollständiger, revisionssicherer Nachweis. Für die rechtssichere Pflichterfassung mehrerer Beschäftigter führt Zeiterfassung.CLOUD alles manipulationssicher und zugänglich zusammen.
Sobald regelmäßig mehrere Personen Zeiten erfassen, spart die digitale Erfassung viel Aufwand: keine Rechenfehler, keine verlorenen Zettel, Auswertungen auf Knopfdruck und ein DATEV-fertiger Export für die Lohnabrechnung. Den Einstieg können Sie kostenlos und ohne Anmeldung testen.
Rechtssicher erfassen mit Zeiterfassung.CLOUD
Der Excel-Stundenzettel ist ein guter Start — die gesetzeskonforme, manipulationssichere Zeiterfassung für Ihren Betrieb liefert Zeiterfassung.CLOUD. Serverstandort Deutschland, DATEV-fertig, mit eAU.